Musen küssen nicht gern im Büro – 9 Tipps für kreative und erfolgreiche Meetings

Besprechungen und Meetings sind etwas Besonderes: da kommt eine Gruppe gut bezahlter, exzellent ausgebildeter und erfahrener Mitarbeiter zusammen, um gemeinsam ein großes Ziel zu verfolgen.

Sie lachen? 

Doch warum haben Meetings einen schlechten Ruf? Warum stöhnen Mitarbeiter hinter vorgehaltener Hand über Ineffizienz, vertane Zeit und fehlende Ergebnisse?

Höchste Zeit für Inspiration von höchster Stelle! In der Antike galten die neun Musen als Schutzgöttinnen der Künste – und um gleich alle zurückzuholen, die meinen, hier keinen Schutz erhoffen zu können – zu den Künsten zählten damals auch Rhetorik und Arithmetik. Auch der zeitgenössische Meeting-Teilnehmer kommt um Sprechen und Rechnen nicht herum. Was also tun, damit die Muse küsst?

„o.T.“ steht bei Gemälden, die keinen Titel haben. Auch die meisten Meetings sind „ohne Titel“. Es werden Tagesordnungspunkte abgearbeitet, Aufgaben verteilt und Mitarbeiter über Dinge informiert, die sie nicht ändern können. All das ließe sich schneller per Mail erledigen.

Geben Sie Ihrem nächsten Meeting einen Titel – wie bei einem Kunstwerk! Der Titel ist das Ziel Ihres Meetings. Schaffen Sie eine kreative Atmosphäre und nutzen Sie das geballte Wissen und die jahrelange Erfahrung aller Teilnehmer. Und dann freuen Sie sich bei sieben Meetingteilnehmern auf kreative Verknüpfungen hoch 7.

Was wünschen Sie sich von Ihren Meetings? Neue Ideen und Lösungswege? Stärkung des Teamgedankens? Effizienz? Legen Sie den Titel fest, und seien Sie gespannt, welches Werk Ihr Team in einer Stunde Meeting schafft.

Es ist en vogue, über Visionen, Leitbilder und Unternehmenskultur zu sprechen. Doch welches Bild nehmen Ihre Mitarbeiter mit ins Meeting? Erfolg, Begeisterung, Teamspirit? Oder ist es eher das Bild von Langeweile, vertaner Zeit und verbrauchter Luft?

Gestalten Sie doch einmal eine große gemeinsame Collage für Ihren Besprechungsraum. Lassen Sie jeden Teilnehmer aus Unternehmensbroschüren, Recruiting-Postern, Manager Magazin, Vogue Business etc. drei starke Bilder auswählen. Was ist das Bild Ihres Erfolgs? Für den einen ist das vielleicht das starke Gefühl, gemeinsam etwas geleistet zu haben. Ein Foto mehrerer lachender Personen in Business-Robe könnte dafür stehen. Eine andere wählt ein Schaubild mit aufstrebender Umsatzlinie und ein Dritter wählt einen sportlichen Dienstwagen als Symbol für den persönlichen Erfolg.

• Was muss in diesem Meeting passieren,
• damit wir unserer gemeinsamen Aufgabe einen entscheidenden Schritt näher kommen
• und jeder einzelne seinem persönlichen Bild vom Erfolg?

Fragen Sie sich das bei jedem Meeting! Nur dann ist Ihr persönlicher Erfolg authentisch und führt zum Erfolg Ihres Unternehmens.

Sowohl für die Effektivität als auch für die Effizienz Ihres Meetings ist es wichtig, exakt festzulegen, wer am Meeting teilnimmt.

• Heute weiß man: Die Entscheidungsträger müssen zwingend Teil des Teams sein.
• Sie wissen auch: je unterschiedlicher die Teammitglieder, desto besser die Ergebnisse. Ein Meeting aus lauter Vertrieblern ist weniger ergiebig als ein Meeting, bei dem Mitarbeiter aus dem Vertrieb, der Produktentwicklung, dem Marketing und der IT-Abteilung zusammen arbeiten.

Beides lässt sich an einem wunderbaren Beispiel aus der Kunstgeschichte zeigen:
Der berühme Maler Peter Paul Rubens hatte für jedes Detail Spezialisten angestellt, die für einen Part der Gemälde zuständig waren: So gab es Maler für Tiere, Maler für Blumen und Früchte, Maler für Landschaftsszenen. Rubens selbst sah seine Aufgabe hauptsächlich im Entwurf des Gemäldes und bei wichtigen Kunden in der abschließenden Retusche. So sorgte er dafür, dass jeder seine Stärken einbrachte und ihm selbst genug Zeit blieb, um neue Aufträge zu akquirieren. Wann aber ein Gemälde die Werkstatt verließ, bestimmte Rubens – der Chef.

Wer wirkt bei Ihrem nächsten Meeting mit?

Ursprünglich bedeutet Kultur einerseits die Bewirtschaftung von Feldern und andererseits die Pflege der geistigen Güter. Was bringt uns das in Bezug auf unsere Meetings?

Von der Bodenbewirtschaftung könnten wir eine zielführende Vorgehensweise, Tatkraft und die Anpassung an Lebenszyklen lernen. Auch für die Pflege unserer geistigen Leistung sind die strategische Vorgehensweise und das Abwechseln von Wachstums- und Ruhephasen hilfreich.

Stellen wir uns ab und zu folgende Fragen:

• Auf welche Ressourcen können wir zugreifen? Sind das die, die wir für die Bewältigung unserer Aufgabe benötigen?
• Fällt das geplante Meeting in eine Wachstums- oder eine Ruhephase? Gilt es, alle Energien zu bündeln? Oder ist eher eine Verschnaufpause angesagt?
• Wie hoch ist das aktuelle Energieniveau Ihrer Teammitglieder? Wer bringt aktuell Höchstleistung? Wer braucht eine Ruhephase, um anschließend wieder Höchstleistungen zu vollbringen?

Das hat auf den ersten Blick wenig mit dem Kulturbegriff gemeinsam, wie wir ihn kennen. Aber erst die Gesamtheit aller geistigen (und künstlerischen) Aktivitäten ergibt eine gemeinsame Kultur.

Wie bereichert Ihr Meeting unsere Kultur?

Daraus ergibt sich die nächste Frage: Wie oft sollten Meetings stattfinden?

Passen Sie den Turnus an den Lebenszyklus Ihrer aktuellen Projekte an.

Nicht nur Ihre Mitarbeiter oder Ihre Produkte haben Lebenszyklen. Auch Ihre Projekte „erleben“ typische Phasen. Klassischerweise starten Projekte intensiv und produktiv und erfordern einen ebensolchen Meeting-Turnus. Ein typischer Planungsfehlschluss ist laut Daniel Kahnemann, dass diese hochproduktive Anfangsphase auf das gesamte Projekt hochgerechnet wird.

Doch dies ist – wie der Begriff schon sagt – ein Fehlschluss!

Hätte Leonardo da Vinci begonnen, Lisa del Gioconda zu portraitieren, wenn er gewusst hätte, dass er jahrelang daran arbeiten würde und sein Auftraggeber das Portrait nie erhalten würde? Wäre der Umbau des Stuttgarter Hauptbahnhofs begonnen worden? Dem Planungsfehlschluss unterlagen auch der Schönefelder Flughafen, mein Roman über die Geschichte der Kunst und so manches Unternehmens-Projekt.

Viele Projekte wären nicht begonnen worden, hätte man gewusst, wieviel Zeit, Geld und andere Ressourcen nötig sind, um sie erfolgreich abzuschließen.

Wäre das die Lösung? Ich denke: NEIN!

Vor allem unsere größten Ziele erfordern ein Beginnen, auch wenn das Ende nicht absehbar ist. Keine Armut, kein Hunger und Maßnahmen zum Klimaschutz sind nur 3 der 17 Nachhaltigkeits-Ziele (hier auf deutsch), die die Vereinten Nationen sich (=wir uns) auf die Fahnen geschrieben haben.

Was lernen wir daraus? Fragen wir uns bei der Vorbereitung unseres Meetings, in welcher Phase wir uns befinden. Wie wir das Meeting optimal nutzen können, um einen entscheidenden Schritt weiter zu kommen. Und gönnen wir uns nach Abschluss des Projekts eine Erholung: auch an Meetings.

Denn das ist die Voraussetzung, um beim nächsten Projekt wieder intensiv und produktiv zu starten.

Jeder Ihrer Mitarbeiter hat ein einzigartiges Profil an Wissen und Erfahrungen. In einem günstigen Umfeld entstehen zahlreiche Verknüpfungen und Ideen, die im besten Fall Kunden und Kollegen begeistern und Ihr Unternehmen erfolgreicher machen. Kommen mehrere Mitarbeiter in einem günstigen Umfeld zusammen, potenzieren sich die möglichen Ideen und Verknüpfungen – je unterschiedlicher das Team, desto mehr.

Einzige Voraussetzung dabei ist:

Jeder Mitarbeiter muss etwas zum Meeting beitragen. Sonst ist seine Teilnahme nutzlos.

Dann ist das Ganze mehr als die Summe seiner Teile.

Wie bei dem Gemälde, das 2017 den Besitzer wechselte. Im Grunde besteht es aus einer Walnussholz-Tafel und Ölfarben. Beides lässt sich für vergleichsweise wenige Euro beim Schreiner und im Handel für Künstlerbedarf  erwerben. Nicht so „Salvator Mundi“, das vielleicht von Leonardo da Vinci stammt. Das Gemälde wurde für 450,3 Mio Dollar von Mohammed Bin Salman ersteigert – als teuerstes Gemälde der Welt.

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Meeting am runden Tisch. Auf dem Tisch steht die überlebensgroße Marmorskulptur von Michelangelos David. (Zugegeben, Sie brauchen einen sehr hohen Besprechungsraum, die Skulptur ist über 5 Meter hoch). Nacheinander erzählt jeder, was er sieht.

Was denken Sie?

Beschreibt jeder das gleiche?

Natürlich beschreibt nicht jeder das gleiche. Eine berichtet vom Ausdruck des Gesichts, einer erzählt von der Steinschleuder und eine Dritte von anderen ansehnlichen Details. Jede Sitzungsteilnehmerin und jeder Teilnehmer hat einen anderen Blickwinkel auf die Skulptur, und doch handelt es sich stets um dieselbe.

Dasselbe gilt für alle Themen, die Sie im Meeting diskutieren. Seien Sie sich bewusst, dass jeder Ihr gemeinsames Thema von einem anderen Blickwinkel aus betrachtet. Jeder hat etwas anderes im Fokus. Wenn Sie es schaffen, alle Ansichten Ihres Teams zusammenzuführen – dann wird das Ergebnis mehrdimensional und greifbar.

Freuen Sie sich über die verschiedenen Ansichten, die Ihre Teammitglieder einbringen. Denn es geht Ihnen viel Erkenntnis verloren, wenn alle den David nur von vorne betrachten.

Wir lieben Gewohnheiten. Sie helfen uns, wiederkehrende Abläufe effizient zu erledigen. Wenn es um Kreativität geht, ist Gewohnheit jedoch tödlich. Selbst die beste Kreativitätstechnik nutzt sich ab, wenn sie immer und immer wieder angewendet wird. Deshalb: Wechseln Sie die Methode. Wechseln Sie den Moderator. Wechseln Sie den Ort der Besprechung.

Wie wäre es, wenn abwechselnd jeder Teilnehmer das Meeting moderiert? Die Dauer ist festgelegt und auch die Regel, dass jeder etwas beitragen muss. Der Moderator wählt hingegen den Ort als Inspirationsquelle.

Was gewinnt Ihr Meeting, wenn es im Stadtgarten, auf dem Fernsehturm oder im Museum stattfindet?

Auf jeden Fall kurze Statements (da alle stehen), keine langweiligen Präsentationen (da kein Beamer vorhanden ist) und Konzentration (durch frische Luft auf dem Weg). Außerdem: Vorfreude (wo findet das Meeting heute wohl statt?), Pünktlichkeit (sonst sind alle schon unterwegs) und Inspiration (der Kontext beeinflusst den Inhalt).

Sehr gerne. Ist die Umsatzplanung für das nächste Jahr Ihr Thema, wäre ein möglicher Titel Ihres Museums-Meetings: „Wie lenken wir den Blick unserer Kunden auf uns und unser Produkt?“

Folgende Leitfragen könnten Sie dabei unterstützen:

• Wie wird mein Blick durch das größte Gemälde im Museums-Raum geführt?
• Was fällt sofort ins Auge? Was entdecke ich erst bei detailliertem Hinsehen?
• Welche Leistungen meines Unternehmens und meiner Dienstleistung sind meinen Kunden sofort ersichtlich?
• Welche Leistungen haben meine Kunden noch gar nicht wahrgenommen? Warum?
• Wie kann ich meine Kunden dazu bewegen, sich meine Produkte und meinem Service detaillierter  anzusehen?

Ihnen fallen sicher zahlreiche Fragen ein, die Sie Ihrem Umsatzziel näherbringen werden. Und wenn Sie sich Ihre begeisterten Kunden und Ihre gewünschte Umsatzlinie bildlich vorstellen,

werden Sie womöglich feststellen, dass erfolgreiche Ökonomie und gute Kunst eines gemeinsam haben: Schöne Linien.

Probieren Sie es aus  – Ihr Management by Art-Meeting! Und berichten Sie mir, wo die Muse Sie küsst …

Der Artikel vom 27.08.2015 wurde im Mai 2023 überarbeitet.